ApprovalFlowの主な機能をご紹介します。
ユーザーが利用できる機能
日本語・英語・中国語(簡体字)・タイ語の４つの言語の切り替え機能
画面で表示する言語を、4つの言語から自由に選択することができます。
※申請データや申請フォームなどで、ユーザーが入力した言語は、設定にかかわらず入力時の言語で表示されます。
※タイ語表示は、Language Packを追加インストールする必要があります。
Webブラウザーから簡単申請・承認
申請から承認までの一連の操作を、Webブラウザー上で手軽に操作することができます。
承認の処理では、「承認」「却下」「差し戻し」が選択できます。
※回覧時には「確認」操作になります。
※「差し戻し」では、申請者や前承認者に申請データを差し戻すことができます。
コメント機能
「承認」「却下」「差し戻し」「確認」の処理をするときに、コメント欄にコメントを残すことができます。
代理での申請
代理申請者に設定されたユーザーは、申請者の代わりに申請することができます。忙しい上司に代わって急ぎの申請も速やかに行えます。
代理での承認
出張や長期休暇のときに、承認経路を変更しなくても、申請が滞らないように代理人が処理をすることができます。代理承認者に設定されたユーザーは、委任者に代わって、承認/却下/差し戻しのいずれかの処理が行えます。
優先度の設定
処理者に早く処理してほしい場合、申請ごとに優先度を設定できます。優先度を設定すると、処理者の一覧画面に「至急」が表示され、その申請を急いで処理する必要があることを伝えることができます。
承認予定一覧
自分が処理者に設定されている申請の処理が、現在どの経路ステップまで進行しているかを承認予定一覧で確認することができます。処理が必要な申請を事前に確認しておくことができます。
申請経路の初期値
運用管理者が申請フォーム毎に経路の初期値が設定できるので、ユーザーは申請データの作成時に毎回経路を指定する必要がありません。
回覧経路
承認経路のあとに回覧経路を設定できます。これにより、公開前の情報を承認後に全員に回覧するといった回覧板としての利用が可能です。
連続処理
1枚1枚用紙をめくって処理をするように、連続して申請データを処理することができます。多くの申請に目を通すユーザーに便利な機能です。
管理者が利用できる機能
ユーザー管理
ユーザーを「組織」と「ロール」に所属させて管理することができます。
組織はツリー状に構成することができます。
ロールは、役職などの組織以外の属性を管理するための、ユーザーからは見えないグルーピング機能です。
アクセス権や経路の初期値の設定では、「ユーザー」「組織」「ロール」で設定することができます。
Webブラウザーでフォームを作成
用途に応じた各種申請フォームの作成が、Webブラウザー上で手軽にできます。
フォームの項目にアクセス権を設定
申請経路の経路ステップごとに、項目の閲覧や編集を許可するかどうかを設定できます。
申請データの公開設定
公開設定したカテゴリの申請フォームを使用している申請データに対して、申請者や申請経路の処理者以外のユーザーにも、申請内容の閲覧を許可することができます。
運用管理者設定
システムの管理者は、管理機能の一部（カテゴリに対するユーザーのアクセス権の設定/申請フォームおよび申請データの管理）を現場の責任者/担当者に委譲することができます。これにより、業務プロセスの見直しにも素早く対応することができます。
アクセス権設定
システム管理者と運用管理者は、カテゴリ毎に組織/ユーザー/ロール単位でアクセス権を細かく設定することができます。
添付ファイルのアクセス権設定
運用管理者はフォーム内の添付ファイルフィールドに対して、ファイル添付できるユーザーをフィールドのアクセス権により制限することができます。これにより、申請が承認経路にそって進みながら、更新したファイルを添付できます。
自動採番
自動採番される申請番号を年次毎に切替えたり、フォーム毎に申請番号の書式を変更したりすることが可能です。
共有経路
共有経路を設定すると、用途の異なる申請フォームで同じ経路設定できます。
経路の変更などの管理をまとめて行えるため、手間やミスを軽減します。
申請データをCSVファイル出力
申請されたワークフローのデータをCSVファイル形式で出力することが可能です。
